10 правил выбора компании-аутсорсера бухгалтерских услуг

Зачем создают кэптивные ИТ-компании и как они решают задачи материнской организации? Как перейти на инсорсинг и почему аутсорсинг неистребим?

Узнайте, можно ли получить у аутсорсера тестовый период оказания бухгалтерских услуг

Известные и хорошо работающие компании часто предлагают своим потенциальным клиентам пробный период (например, месяц), в течение которого они могут оценить, как в реальности оказываются бухгалтерские услуги. Оплата за этот период может быть снижена или вообще отсутствовать. Такая возможность – хороший признак того, что фирма-аутсорсер имеет достаточную финансовую подушку, чтобы позволять себе оплачивать за свой счет работу сотрудников, и уверена в качестве оказываемых услуг.

Подключить «облачную» бухгалтерию

Привычные приложения 1С полностью онлайн

IT-аутсорсинг

Рассмотрим более подробно одно из направлений, а именно IT отрасль. Здесь аутсорсинг подразумевает передачу на обслуживание сторонней компании информационных систем. Если говорить в общем, то для успешного ведения бизнеса на сегодняшний день вовсе не обязательно выполнять все функции компании с помощью своего штата персонала, ведь можно переложить ведение этих процессов на плечи специализированной организации. Фирма, берущая на себя «чужие» функции называется аутсорсинговой, или аутсорсером.

Наибольшее распространение на практике получило абонентское обслуживание компьютеров. Так, заказчику предлагается полный пакет услуг, позволяющий ему не нанимать в штат системного администратора. Комплекс обычно включает в себя следующие виды услуг:

  • настройка и апгрейд аппаратной части оборудования;
  • настройка и обновление ПО;
  • защита сети от несанкционированного доступа извне;
  • антивирусная защита;
  • своевременный ремонт и замена сопровождаемого оборудования;
  • резервное копирование информации (backup);
  • консультирование и обучение персонала.

Из сопутствующих услуг можно отметить прокладку локальных сетей, IP-телефонию и настройку АТС, ИТ-аудит и консалтинг. Именно поэтому данный вид аутсорсинга часто приобретает форму обслуживания всего комплекса информационных систем предприятия-клиента.

Как подобрать надежного партнера?

Возьмем такую услугу, как ведение бухгалтерии. Есть разные компании: небольшой ресторанчик, где работают члены семьи, или огромная корпорация, которая строит новые микрорайоны. Точно так же разными будут и фирмы, ведущие бухгалтерию у этих компаний.

Вам нужно подобрать партнера, который:

  • отлично разбирается в специфике вашего бизнеса;

  • имеет связи в нужных вам кругах: банках, чтобы вы могли срочно оформить кредит, или в налоговой инспекции;

  • обладает безупречной репутацией среди фирм, подобных вашей;

  • готов работать с вашими оборотами;

  • разделяет цели, политику и миссию вашего бизнеса.

Это непросто. Недаром бизнесмены говорят, что найти хорошего партнера сложнее, чем жену. Вы с партнером должны понимать друг друга с полуслова. Только тогда получится построить взаимовыгодные и долгосрочные отношения. Что это?

При аутсорсинге трудности будут всегда – независимо от того, какую часть своей работы вы хотите переложить на кого-то другого. Непросто подобрать и фирму, оказывающую юридические услуги, и толковых продажников, и даже нерадивые грузчики могут доставить массу неприятностей.

Читайте также:  5 причин, почему получать root-права на Android опасно

Нужно «притереться» друг к другу. Партнерские отношения — это способность поставить себя на место другого, желание идти на компромисс. Вы должны почувствовать это прежде, чем подпишете договор аутсорсинга.

Вряд ли вам повезет с первого раза. Придется «перецеловаться с тысячей лягушек», чтобы найти «свою царевну». Когда-нибудь повезет. Вы найдете фирму, с которой вам комфортно и выгодно работать.

Как только это произойдет, приложите все усилия к тому, чтобы закрепить эту взаимную симпатию. Однако в мире бизнеса все меняется очень быстро. Поэтому будьте готовы к тому, что рано или поздно вам придется расстаться.

Преимущества сотрудничества с аутсорсинговой компанией

Простыми словами аутсорсинговая компания это такая организация, что берет на себя выполнение определенных работ. При этом заказчик получает прямую выгоду от использования сторонней рабочей силы.

А именно:

  • работники не числятся в штате — предприятие получает налоговые преференции;
  • снижается нагрузка по социальным, страховым выплатам;
  • минимизируется оформление листков нетрудоспособности;
  • снижается нагрузка на делопроизводство и бухгалтерию.

Немаловажным выигрышем при аутсорсинге является степень профессионализма наемных работников. Чем занимается аутсорсинговая компания в плане кадровой политики? Аутсорсер заинтересован в наборе высококвалифицированных специалистов, в совершенствовании их знаний, в отслеживании изменений трудового, налогового законодательства. Основой востребованности услуг аутсорсинговой компании является совершенствование кадровой базы и разумная цена договоров.

Аутсорсинг, плюсы и минусы удаленной работы.

Преимущества аутсорсинга:

  • Сокращение расходов. Компания получает значительную экономию средств при использовании аутсорсинга в странах с более низкими издержками производства: более низкая стоимость жизни для сотрудников, что означает более низкую заработную плату, а также более низкую инфраструктуру и операционные расходы;
  • Доступ к глобальному сектору талантов. Аутсорсинг позволяет привлечь специалистов, которые могут быть в дефиците или недоступны на местном уровне;
  • Значительная экономия времени. Когда вы сотрудничаете с брокерами аутсорсеров, вам не нужно проводить собеседования, выбирать и обучать новых сотрудников в своем офисе, что может быть очень трудоемким;
  • Способность быстрого масштабированья. Вы можете работать с новыми клиентами и принимать новые проекты, не тратя время на обустройство новых мощностей;
  • Бесперебойный рабочий процесс. Ваш бизнес будет функционировать круглосуточно благодаря разнице во времени между внутренней командой и командой поставщика аутсорсинга.
Аутсорсинг, плюсы и минусы удаленной работы.

Недостатки аутсорсинга:

  • Разница во времени. В некоторых случаях данный фактор может значительно затруднить обмен информацией между вами и вашим партнером по аутсорсингу;
  • Языковые барьеры могут привести к недопониманию и растрате усилий. Именно поэтому, работодатель и аутсорсер должны знать хотя бы один общий язык;
  • Различные рабочие привычки, которые могут быть результатом различных культурных условий, могут прервать ваш установленный рабочий процесс, и к этому нужно будет привыкать.

Аутсорсинговые услуги — это?

Рассмотрим, какие виды услуг оказывают аутсорсинговые компании.

Бухгалтерские аутсорсинговые услуги.

Данная услуга пользуется огромным спросом у компаний. Она дает возможность резко сократить расходы на свою бухгалтерию. Не нужно держать целый штат бухгалтеров и платить им немалые деньги.

Услуги в сфере IT

Применение все большего количества в работе компаний информационных технологий приводит к тому, что фирмы стараются использовать труд наиболее квалифицированных кадров. Одновременно с этим, техника все меньше зависит от человеческого фактора, и поэтому не требует постоянного вмешательства в свою работу. Обслуживание компьютеров и ремонт техники все чаще отдают на аутсорсинг практически в каждой компании в каждой стране.

Читайте также:  Вышла третья версия iOS 12.4 beta 3 — что нового в обновлении

Телемаркетинг

Очень многие корпорации применяют его для того, чтобы четко организовать работу своих сервисных служб по обслуживанию клиентов на высшем уровне. Множество компаний организовывают данные службы в странах, где рабочая сила немного дешевле чем в у них.

Персонал

На данный момент многие организации делают запросы в аутсорсинговые фирмы, в поисках квалифицированных кадров. Благодаря таким агенствам, они могут выбрать себе самых лучших работников и повысить таким образом свою прибыль. В свою очередь, тем, кто ищет работу легче обратиться в такое агентство за помощью в поисках работы.

Юридические услуги

Такие услуги очень выгодны для малого бизнеса. Компания может таким образом заменить юриста в своем штате, если у фирмы не так много вопросов по юридическим тонкостям.

Производство

Известен тот факт, что известные компании уже давно сами не занимаются производством, а нацелены только на исследовательскую деятельность и на разработку новых моделей.

Хозяйственные услуги

Эксплуатацию зданий, уборку помещений, питание сотрудников — эти функции и процессы в первую очередь были переданы на аутсорсинг. Выгода использования аутсорсинга хозяйственных услуг очевидна, поэтому это самая распространенная аутсорсинговая услуга.

Реклама и маркетинг

В наше время технологии маркетинга и рекламы очень сложны и быстро меняются. Профессионалы в этой области стоят очень дорого. Поэтому часто компаниям выгоднее заказывать услуги рекламы и продвижения их товаров или услуг в профессиональных рекламных агенствах.

Транспортные услуги (Логистика)

Для создания своей логистической службы потребуется покупка или аренда складов, грузовых автомобилей, целый штат водителей, диспетчеров. Это очень дорого. Поэтому часто услуги перевозок и хранения товаров компании передают на аутсорсинг.

Основные отличия аутсорсинга от других форм сотрудничества

Основными отличительными чертами аутсорсинга являются:

  • обязательное наличие договора о передаче другой фирме части своих процессов и функций;
  • передача только непрофильных дел;
  • длительный срок договора — не менее, чем на один год;
  • возможность передачи бизнес-процессов (бухгалтерский учет, подбор персонала, техническое обслуживание).

Функции аутсорсинга

Как правило, предприятия обращаются к аутсорсинговым компаниям для передачи следующих обязанностей

  • ведение бухгалтерского учета;
  • ведение кадрового делопроизводства;
  • расчеты заработной платы сотрудников;
  • осуществление операций по налогообложению;
  • обслуживание оборудования;
  • обеспечение функционирования офиса;
  • программное обеспечение; техническое обслуживание;
  • выполнение письменных, устных, синхронных переводов;
  • информационное обеспечение;
  • создание и контроль рекламных компаний;
  • обеспечение безопасности;
  • регулирование правовых вопросов предприятия;
  • разработка и реализация проектов;
  • управление логистикой и доставкой;
  • уборка помещения;
  • выполнение производственных функций.

Что такое IT-аутсорсинг и зачем он необходим лично вам?

С самим словом «аутсорсинг» вы, скорее всего, знакомы, но на всякий случай уточним терминологию для устранения малейшего недопонимания. Итак, в буквальном смысле аутсорсинг означает

С самим словом «аутсорсинг» вы, скорее всего, знакомы, но на всякий случай уточним терминологию для устранения малейшего недопонимания. Итак, в буквальном смысле аутсорсинг означает «использование внешнего источника или ресурса».

В прикладном смысле это означает передачу некоторых функций организации в обеспечение сторонней организации, специализирующейся в данной конкретной области. Следует также понимать разницу между аутсорсингом и разовыми заказами тех или иных услуг.

Так, если вы попросили знакомую подменить заболевшего дизайнера за вознаграждение, это просто временная замена и «халтурка» для вашей знакомой. А вот если вы заключили договор с дизайнерским бюро и полностью возложили на него выполнение ряда функций – это уже аутсорсинг.

Что такое IT-аутсорсингНа аутсорсинг можно отдавать практически всю «компьютерную» составляющую предприятия: техобслуживание компьютерного парка, администрирование сетей, ведение баз данных, разработку и поддержку онлайн-ресурсов и многое другое. Можно передать подрядчику всю IT-инфраструктуру, а можно доверять только отдельные сегменты.

Читайте также:  Инструкция по записи видео с экрана монитора со звуком

Одним из наиболее популярных и целесообразных видов IT-аутсорсинга является абонентское обслуживание информационных систем организации.

Этот вид услуг включает осуществление подрядчиком комплекса работ, который позволит заказчику обойтись без формирования собственного компьютерного отдела, а во многих случая даже отказаться от единственной штатной единицы – системного администратора.

Конечно, если речь идет о крупной компании с разветвленной сетью филиалов и сложной внутренней инфраструктурой, наличие собственного IT-отдела может быть безальтернативным условием. Но если масштабы организации не такие внушительные, аутсорсинг может оказаться самым экономически и организационно оправданным выбором.

Типичный набор услуг абонентского обслуживания компьютерного парка включает следующее: настройка и обновление аппаратной части (hardware); настройка и обновление программной части (software); создание и поддержка системы безопасности и сохранности данных; периодическое проведение профилактических и диагностических мероприятий в аппаратной и программной части компьютерного парка с целью предотвращения внештатных ситуаций и выявления «слабых звеньев» ремонт или замена вышедшего из строя оборудования или его модулей; неограниченный объем телефонных показывает, что передача обслуживания компьютерного парка на аутсорсинг дает не только существенную экономию средств, но и приводит к повышению производительности за счет более квалифицированных, качественных и оперативных действий подрядчика, чем штатного персонала.

Преимущества IT-аутсорсинга

В бизнесе всегда важнейшими факторами были время и деньги. Эти два понятия всегда тесно связаны и часто напрямую проистекают друг из друга. Любой здравомыслящий менеджер стремится сократить затраты и одного и другого. Рассмотрим преимущества IT-аутсорсинга именно в этом преимущества: Вопросы отпусков, больничных, отгулов и банальной лени штатных сисадминов упраздняются.

Налоги с заработной платы сотрудников также упраздняются вместе с самой зарплатой. Нет необходимости в аренде отдельного помещения для компьютерного отдела. Появляется возможность приобретать компьютеры и любую офисную технику по выгодным оптовым ценам.

Временные преимущества: В авторитетных аутсорсинговых компаниях работают преимущественно опытные, сертифицированные и высокооплачиваемые специалисты, которые «по карману» далеко не каждой фирме. Они выполняют работу качественно и быстро. Получая услуги аутсорсинговой компании, вы платите только за результат. Никакие организационные моменты вас не касаются.

Вам не нужно проводить никаких собеседований и тратить время на испытательные сроки. Вас не волнует, кто из сотрудников подрядчика заболел или уволился. Услуги вам предоставляются в штатном порядке, так как в специализированной компании всегда есть несколько человек, выполняющих те же функции. Вы больше не опасаетесь ухода опытного IT-специалиста, на котором «все держалось».

Вы получаете «единое окошко» для выполнения всех ваших требований и запросов, будь то мелкий ремонт или крупная закупка нового оборудования. Всеми вопросами занимается одна и та же организация централизованно.

it аутсорсинг все увереннее перестает быть модой, а становится фактически необходимостью.

Далеко не каждая организация может себе позволить действительно квалифицированного специалиста на полный рабочий день, и тем более нескольких. Но специфика деятельности может не оставлять выбора, и единственным выходом из патовой ситуации становится как раз IT-аутсорсинг.

В следующих материалах мы будем более подробно знакомить вас с данной темой, рассматривать различные ситуации и давать полезные советы. Оставайтесь с нами!